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Assistenz / Sekretariat

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09.07.2020 / Dataport / Hamburg, Altenholz, Kiel
Planung, Organisation und Durchführung von vielseitigen Veranstaltungen mit vielen Abhängigkeiten (Verwaltungsrats-, Vorstands- und Führungskräfte-Meetings, Kooperationstag, Strategieboard;...

09.07.2020 / Boley Geotechnik GmbH / München
Eigenständige Bearbeitung der üblichen Aufgaben im Assistenzbereich, z.B. Telefonzentrale, Reise- und Terminplanung, Korrespondenz, Bestellungen; Koordination von externen Dienstleistern wie z.B. Kurierdienst, IT-Service, etc;...

09.07.2020 / terra colonia immobilien GmbH / Köln
Unterstützung der Projekt- und Bauleitung, Führung von Bauakten; Angebotseinholung für Bauleistungen und Sonderwünsche der Erwerber, Prüfung/Erstellung von Preisspiegeln, Vorbereitung der Auftragsvergabe;...

09.07.2020 / BellandVision GmbH / Pegnitz
Koordination, Priorisierung sowie Bearbeitung aller Anfragen und Aufgaben; Erstellung, Analyse und Bewertung von Unternehmensdaten; Analyse der Ablaufprozesse / Erarbeitung und Umsetzung von Optimierungen;...

09.07.2020 / SUXXEED Sales for your Success GmbH / Nürnberg
Empfang, Betreuung und Bewirtung unserer Geschäftskunden und Besucher; Organisation von Besprechungen und Veranstaltungen sowie Vor- und Nachbereitung der Besprechungsräume; Bestellung und Verwaltung von Büro- und Verbrauchsmaterialien;...

In dieser verantwortungsvollen Position nehmen Sie umfangreiche Kommunikations- und Organisationsaufgaben innerhalb des Instituts und des DRK-Blutspendedienstes wahr;...

Selbständige Führung des Sekretariats (Telefon, Schriftverkehr, Termine, Ablage); Auftragsbearbeitung; Erstellen von Angeboten, Rechnungen und Genehmigungen;...

09.07.2020 / Stadt Unterschleißheim / Unterschleißheim
Allgemeine Verwaltungstätigkeiten (Schriftverkehr, Telefondienst, Archivierung, Digitalisierung und Lektorat) sowie Sekretariatstätigkeiten; Organisation des Sachgebiets, Koordinierung der Zusammenarbeit mit anderen Sachgebieten;...

09.07.2020 / Technologiepark Karlsruhe GmbH / Karlsruhe
Erste Anlaufstelle für alle Anfragen rund um den Technologiepark Karlsruhe; Unterstützung des Berichtswesens unserer Gesellschaft; Verantwortung und Bearbeitung aller administrativen und organisatorischen Aufgaben;...

Anlage von Handakten, Datenpflege und Abschluss, Anfordern von Unterlagen; Eingabe und Datenpflege im Softwareprogramm der Betreuungsdokumentation (KLIDO); Unterstützung der Führungskräfte und Sozialarbeiter/-innen;...

09.07.2020 / MOPLAK Medien Service GmbH / Düsseldorf
Als zentrale Anlaufstelle im Empfang bist Du der erste Eindruck, den Mitarbeiter, Kunden und Lieferanten von der Moplak haben;...

09.07.2020 / GKV-Spitzenverband / Berlin
Sie übernehmen allgemeine Sekretariatsarbeiten, insbesondere die Gestaltung von Texten und Präsentationen und die Datenpflege; koordinieren Termine und überwachen diese;...

Du unterstützt den Geschäftsführer Vertrieb im operativen Tagesgeschäft;...

09.07.2020 / Raumhaus GmbH / Berlin
Du trägst die Verantwortung verschiedener Assistenztätigkeiten: das Büromanagement, die Terminkoordination inkl. Vor- und Nachbereitung sowie die Erledigung anfallender Korrespondenzen und die Reiseplanung;...

Aktive Mitarbeit in den Bereichen Kalkulationen, Angebotserstellung und im Produktmanagement; allgemeine administrative Tätigkeiten im Vertriebsbereich wie z.B. Korrespondenz, Kundenstammpflege, Vorbereitung von Terminen, Terminkoordination;...

09.07.2020 / Hauck Patent- und Rechtsanwälte / Hamburg
Kommunikation mit Mandanten, Patent- und Designbehörden sowie anderen Anwälten im In- und Ausland; Sachbearbeitung in nationalen und internationalen Patent- und Designanmeldeverfahren; Unterstützung der Anwälte;...

09.07.2020 / Vitalcenter Gerstberger / Memmingen
Unterstützung der Geschäftsleitung im Tagesgeschäft; Unterstützung der Geschäftsleitung im Tagesgeschäft; Begleitung von internen und externen Meetings, Protokollführung, Terminüberwachung; Korrespondenz; Veranstaltungsmanagement;...

Ihr Aufgabengebiet umfasst diverse administrative Tätigkeiten im Rahmen der Selbstverwaltung; Sie übernehmen etwa die Vorbereitung von Sitzungen der Selbstverwaltungsgremien (Vorstand, Vertreterversammlung und deren Ausschüsse);...

08.07.2020 / ITM Medical Isotopes GmbH / Garching bei München
Unterstützung des Leiters der Qualitätskontrolle (QK) sowie der Teamkollegen; Erstellung von QK-Dokumenten, wie z. B. Spezifikationen; Eingabe und Pflege von Stammdaten; Mithilfe beim Dokumentenmanagement;...

08.07.2020 / Reception + GmbH / Riedstadt
Entgegennahme und Vermittlung von Telefongesprächen in deutscher und englischer Sprache; Empfang von Besuchern und Lieferanten; Organisation und Betreuung von Terminen und Konferenzen;...

08.07.2020 / Reception + GmbH / Otterfing
Entgegennahme und Vermittlung von Telefongesprächen in deutscher und englischer Sprache; Empfang von Besuchern und Lieferanten; Organisation und Betreuung von Terminen und Konferenzen;...

08.07.2020 / Reception + GmbH / Viersen
Entgegennahme und Vermittlung von Telefongesprächen in deutscher und englischer Sprache; Empfang von Besuchern und Lieferanten; Organisation und Betreuung von Terminen und Konferenzen; Koordination von externen Dienstleistern und Reparaturarbeiten;...

08.07.2020 / Reception + GmbH / Unterhaching
Entgegennahme und Vermittlung von Telefongesprächen in deutscher und englischer Sprache; Empfang von Besuchern und Lieferanten; Organisation und Betreuung von Terminen und Konferenzen; Verwaltungs- und Organisationsaufgaben;...

08.07.2020 / Biovegan GmbH / Bonefeld
Durchführung der Produktionsplanung und -kontrolle; Mitarbeiter (m/w/d) beim Produktionscontrolling; Teilnahme an allen Produktionsplanungsmeetings; Führung aller Produktionsmitarbeiter;...

08.07.2020 / mediaprint infoverlag gmbh / Münster, Osnabrück, Oldenburg, Bremen, Hannover
Sie akquirieren Aufträge zur Herausgabe regionaler Print- und Onlinemedien bei bestehenden Kunden und gewinnen neue Trägerschaften (Stadt-, Gemeinde- und Kreisverwaltungen, Kliniken / Krankenhäusern, Berufsverbänden, Bauträgern etc.) dazu;...

Das Berufsfeld „Assistenz / Sekretariat“ klingt interessant für Dich?

Dann erfahre hier, was man unter dem Berufsfeld „Assistenz / Sekretariat“ versteht, welche verschiedenen Bereiche es gibt und welche Aufgaben im Berufsalltag auf Dich warten. Außerdem sagen wir Dir auch, welche schulischen bzw. sonstigen Qualifikationen Du benötigst, um erfolgreich in den Job zu starten, mit welchem Einstiegsgehalt Du in Hamburg rechnen kannst und wie die Karrieremöglichkeiten aussehen.

„Assistenz / Sekretariat“ - Was kannst Du Dir unter diesem Berufsfeld vorstellen?

Als Assistent bzw. Sekretär entlastet man seinen Vorgesetzten bei der Arbeit und ist die zentrale Anlaufstelle in Bezug auf Informationsverteilung und Koordination aller möglichen Termine. Dennoch gibt es feine, aber wesentliche Unterschiede in den Berufsfeldern „Assistent“ und „Sekretär“.

Welche Aufgaben erledigt die Assistenz bzw. das Sekretariat?

Als Assistent arbeitest Du eigenständig und weniger weisungsgebunden und Du triffst eigene Entscheidungen und übernimmst dabei auch mehr Verantwortung. Dadurch verfügst Du als Assistent/in über entsprechende Fähigkeiten und Kompetenzen und hast Deinem Vorgesetzten gegenüber manchmal eine beratende Funktion. Zusätzlich hast Du auch Kundenkontakt, vertrittst in manchen Fällen Deinen Vorgesetzten und nimmst an Geschäftsterminen bzw. Meetings teil, in denen Du gelegentlich auch Präsentationen vorbereitest oder vorträgst.

Dein Aufgabenbereich als Sekretär ist weniger verantwortungsvoll und Du unterliegst der Kontrolle durch Deinen Vorgesetzten. Das bedeutet, dass Du keine eigenen Entscheidungen triffst und auch nicht weisungsbefugt bist. Dennoch ist Dein Aufgabenbereich sehr vielfältig. Du bist für die Koordination und Organisation von Terminen, Geschäftsreisen und Meetings verantwortlich. Außerdem erledigst Du administrative Aufgaben und bist der erste Ansprechpartner bei Telefonaten oder für Gäste.

Welche Qualifikationen sind für das Berufsfeld „Assistenz / Sekretariat“ wichtig?

Schulische Voraussetzungen für das Berufsfeld „Assistenz / Sekretariat“

Als Sekretär solltest Du sowohl über Computer-Fertigkeiten als auch über kaufmännische Kenntnisse verfügen. Daher ist eine abgeschlossene Berufsausbildung im kaufmännischen Bereich erforderlich. Denn nur so kann sichergestellt werden, dass Du betriebliche Zusammenhänge verstehst und dementsprechend Deinem Vorgesetzten effektiv und effizient zuarbeiten kannst. Manche Unternehmen legen viel Wert auf Berufserfahrung.

Es ist unumgänglich, dass Du die deutsche Sprache sowohl in Wort als auch in Schrift beherrschst, damit Missverständnisse in der Kommunikation vermieden werden können. Aufgrund der Globalisierung wird außerdem das Beherrschen der englischen Sprache immer häufiger vorausgesetzt.

Um als Assistent zu arbeiten, brauchst Du auch eine abgeschlossene, kaufmännische Berufsausbildung. Diese beinhaltet betriebs- und volkswirtschaftliches Knowhow. Aufgrund Deiner Beratungsfunktion sind Kenntnisse über Marketing, Personalwirtschaft und Arbeitsrecht sehr hilfreich.

Es kann vorkommen, dass Du Deinen Vorgesetzten auf Geschäftsreisen begleitest. Deshalb sollten Deine Englischkenntnisse als Assistent verhandlungssicher sein. Des Weiteren ist es vorteilhaft, wenn Du über weitere Fremdsprachenkenntnisse verfügst.

Persönliche Voraussetzungen für das Berufsfeld „Assistenz / Sekretariat“

Neben den Hard Skills spielen auch Soft Skills eine wichtige Rolle, um als Assistent oder Sekretär das betriebliche Miteinander positiv zu beeinflussen und die Aufgaben erfolgreich zu meistern. Du hast immer wieder mit Kunden zu tun, weshalb kunden- und serviceorientiertes Denken sehr wichtig ist. Außerdem solltest Du unbedingt zuverlässig sein, da Du mit vertraulichen Daten (Mitarbeiterdaten, Kundendaten, Unternehmensdaten) in Kontakt kommen wirst. Das Zusammenarbeiten mit unterschiedlichen Menschen und das Auftreten verschiedener Probleme und brenzliger Situationen, die eigenständig und souverän gelöst werden müssen, erfordern Belastbarkeit und Flexibilität.

Vor allem als Assistent ist es enorm wichtig, dass Du sicher auftrittst und im Kontakt mit Geschäftskunden korrekte Umgangsformen beherrschst. Außerdem solltest Du ein hohes Team- und Kommunikationsgespür vorweisen können und über ein einwandfreies Zeit- und Selbstmanagement verfügen.

Welche Weiterbildungsmöglichkeiten und welches Einstiegsgehalt können im „Assistenz & Sekretariat“-Bereich in Hamburg erreicht werden?

Da Du als Assistent oder Sekretär immer den Gesamtüberblick behalten musst und sich die unternehmensinternen und -externen Rahmenbedingungen ständig verändern, ist es wichtig sich durch Fort- und Weiterbildungen ein größer werdendes Wissen anzueignen und immer auf dem neusten Informationsstand zu sein. Es gibt keine spezielle Ausbildung für Sekretäre. Du kannst in diesen Beruf entweder über zahlreiche Weiterbildungen oder durch eine kaufmännische Ausbildung einsteigen. Häufig geschieht dies über die Berufsausbildung zum Kaufmann für Bürokommunikation, dessen Brutto-Einstiegsgehalt bei 2.000 Euro im Monat liegt, wobei dies nach Unternehmensgröße und Branche variiert. Darüber hinaus kannst Du über eine Weiterbildung zum Betriebswirt für Kommunikation und Büromanagement in Hamburg ein monatliches Bruttogehalt von ca. 4.100 Euro erreichen. Auch für den Beruf als Assistent spielt die Unternehmensgröße, die Branche und vor allem auch die persönliche Berufserfahrung eine wichtige Rolle, wenn es um das Einstiegsgehalt geht. So kann das Assistenten-Einstiegsgehalt in Hamburg, abhängig von den eben genannten Faktoren, bei einem Bruttojahresgehalt von 30.000 Euro bis 50.100 Euro liegen.

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