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Assistenz / Sekretariat

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20.02.2020 / Medinoxx Deutschland GmbH / Ottobrunn
Allgemeine Verwaltungsaufgaben (z. B. Korrespondenz, Postbearbeitung, Terminkoordination, Datenpflege, Telefondienst, Ablage); Auftragsbearbeitung; Erstellung von Protokollen, Listen und Statistiken;...

Auftragsmanagement Bauverträge; Sachbearbeitung / Unterstützung der technischen Projektleiter in der Abwicklung laufender Bauträgerprojekte; Vorbereitung, Koordination von Wohnungsübergaben und -abnahmen; Assistenz der technischen Projektleitung;...

20.02.2020 / Raven51 AG / Frankfurt am Main, Wiesbaden, Offenbach am Main, Mainz, Aschaffenburg
Erarbeiten Sie Fachkonzepte und Strategiepapiere; bereiten Sie Analysen und Berichte zu komplexen Themenfeldern auf; treiben Sie Entscheidungen inklusive der fristgerechten Umsetzung voran; sorgen Sie für einen reibungslosen Ablauf der Vorstands-;...

Sie unterstützen unsere Verwaltungsleitung in verwaltungstechnischer Hinsicht und bei Sonderaufgaben; übernehmen Sekretariatstätigkeiten wie z.B. Terminkoordination, Korrespondenz, Protokollerstellung, Schriftverkehr und Ablage;...

20.02.2020 / Pyrexx GmbH / Berlin
Als erste Anlaufstelle in der Telefonzentrale vereinbaren und koordinieren Sie die Termine für das Vertriebsteam; Mit Ihrer Unterstützung bei der Angebots- und Vertragserstellung halten Sie Ihren Kollegen den Rücken frei;...

20.02.2020 / Volksbank Rhein-Wehra eG / Bad Säckingen
Selbstständige Übernahme klassischer Sekretariats- und Assistenzaufgaben zur Unterstützung und Entlastung des Vorstandes, wie Kalendermanagement, schriftliche und mündliche Korrespondenz etc.; Erstellung von Präsentationen und Protokollen;...

20.02.2020 / Ippen Digital Media GmbH / München
Du bist als unser Backoffice das Herzstück unserer Agentur und sorgst für reibungslose Abläufe im Büro; bist der freundliche Empfang für unsere Gäste und neuen Kolleginnen und Kollegen im stetig wachsenden Team;...

20.02.2020 / ITG Isotope Technologies Garching GmbH / Garching bei München
Prepare instruction manuals, such as Standard Operating Procedures (SOPs) and other GMP related documents;...

20.02.2020 / Notare Dr. Hepp und Dr. Reul / München
Empfang von Mandanten; Telefonzentrale; allgemeine Büroorganisation; allgemeine und fachspezifische Korrespondenz; Vorbereiten von einfachen Beglaubigungen; elektronisches Übermitteln von Daten an das Handelsregister;...

20.02.2020 / Mediahaus Verlag GmbH / Düsseldorf
Telefonische Terminierung; Erstellung von Angeboten; Neukundengewinnung im Printmedienbereich;...

20.02.2020 / Universitätsklinikum Münster / Münster
Kundenorientierte Beantwortung von Anrufen und Beratungsleistungen; telefonische Terminvereinbarungen in unterschiedlichen digitalen Systemen; schnelle und flexible Beantwortung unterschiedlicher Anfragen im Wechseldienst;...

20.02.2020 / Technische Hochschule Deggendorf / Deggendorf
Sie sind die administrative Assistenz der Studiengangskoordinatoren/-innen (Erstellung von Vorlesungsplänen inklusive Raumplanung, Studienplänen und Prüfungsplänen sowie praktikumsverwaltung);...

20.02.2020 / Dr. Hobein (Nachf.) GmbH, med. Hautpflege / EUBOS / Meckenheim bei Bonn
Unterstützung der Geschäftsleitung im Tages- und Projektgeschäft; allgemeine organisatorische und administrative Aufgaben im Backoffice; Erstellung von Analysen und Entscheidungsvorlagen; Unterstützung in strategischen Fragen;...

20.02.2020 / HMS Technology Center Ravensburg GmbH / Ravensburg
Dank Dir können die Kolleginnen und Kollegen auf Geschäftsreisen gehen, da du sie bei der Reiseorganisation und der Buchung von Weiterbildungen und Seminaren unterstützt;...

20.02.2020 / Verkehrsverbund Mittelschwaben GmbH / Krumbach (Schwaben)
Optimierung, Qualitätssicherung und Weiterentwicklung des Betriebs;...

20.02.2020 / REMIS GmbH / Köln
Sie unterstützen die Geschäftsführung bei der Erarbeitung operativer, konzeptioneller und strategischer Entscheidungen und Projekte; analysieren und plausibilisieren Kennzahlen zur Unternehmenssteuerung; koordinieren die Termine der Geschäftsführung;...

20.02.2020 / OTIS GmbH & Co. OHG / Kürnach
Administrative Unterstützung im Bereich Verkauf und Montage inkl. der Anlage und Pflege auftragsbezogener Akten;...

20.02.2020 / TRANSEARCH / Frankfurt am Main
Unterstützung des Beraters bei Akquisition & Projektabwicklung; Terminkoordination mit Kandidaten und Kunden; Reiseplanung & Erstellung von Berichten und Dokumenten;...

20.02.2020 / clever fit GmbH / Landsberg am Lech
Vorbereitung von Meetings und Verwaltung des Empfangs, sowie Betreuung unserer Gäste; Annahme und Weiterleitung eingehender Telefonate; Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost; Bestellung und Verwaltung von Büromaterialien etc;...

20.02.2020 / Hamm Market Solutions GmbH & Co. KG / Osnabrück
Bereichsspezifische Büro- und Verwaltungstätigkeiten; Kunden- und Mitarbeiterkommunikation (schriftlich & telefonisch); Abwicklung der Hauspost;...

20.02.2020 / GAF AG / München
Administrative und organisatorische Aufgaben im Rahmen der Assistenz bei der Angebotserstellung; Unterstützung bei Projektakquisitions- und Ausschreibungsprozessen für europäische und deutsche;...

20.02.2020 / Phorms Josef Schwarz Schule in Erlenbach / Neckarsulm / Erlenbach, Neckarsulm
Vor- und Nachbereitung von eingehenden Rechnungen; Bearbeitung des Postein- und Postausgangs; persönliche Assistenz der Schulleitung mit Termin- und Reiseplanung;...

20.02.2020 / McDonald's Kinderhilfe Stiftung / München
Verantwortung für alle hauswirtschaftlichen Abläufe im Ronald McDonald Haus; Pflege und Reinigung der Gemeinschaftsräume des Ronald McDonald Hauses sowie der insgesamt 24 Apartments;...

20.02.2020 / Uniserve Verwaltungs GmbH / Wiesbaden
Sie sind mit klassischen Verwaltungstätigkeiten und administrativen Aufgaben bestens vertraut und gewährleisten reibungslose Abläufe innerhalb der Verwaltung. Bei der Abwicklung der Korrespondenz überzeugen Sie mit Ihrer professionellen Arbeitsweise;...

20.02.2020 / Hermann Schlichtmann GmbH / Heek
Zusammenarbeit mit dem Baukalkulator und dem Bauzeichner, Materialbestellung, Lieferantenkontakt, Terminabsprachen; Unterstützung der Bau- und Projektleitung bei der Arbeitsvorbereitung und Bauablaufplanung; Kosten- und Qualitätsmanagement;...

Das Berufsfeld „Assistenz / Sekretariat“ klingt interessant für Dich?

Dann erfahre hier, was man unter dem Berufsfeld „Assistenz / Sekretariat“ versteht, welche verschiedenen Bereiche es gibt und welche Aufgaben im Berufsalltag auf Dich warten. Außerdem sagen wir Dir auch, welche schulischen bzw. sonstigen Qualifikationen Du benötigst, um erfolgreich in den Job zu starten, mit welchem Einstiegsgehalt Du in Hamburg rechnen kannst und wie die Karrieremöglichkeiten aussehen.

„Assistenz / Sekretariat“ - Was kannst Du Dir unter diesem Berufsfeld vorstellen?

Als Assistent bzw. Sekretär entlastet man seinen Vorgesetzten bei der Arbeit und ist die zentrale Anlaufstelle in Bezug auf Informationsverteilung und Koordination aller möglichen Termine. Dennoch gibt es feine, aber wesentliche Unterschiede in den Berufsfeldern „Assistent“ und „Sekretär“.

Welche Aufgaben erledigt die Assistenz bzw. das Sekretariat?

Als Assistent arbeitest Du eigenständig und weniger weisungsgebunden und Du triffst eigene Entscheidungen und übernimmst dabei auch mehr Verantwortung. Dadurch verfügst Du als Assistent/in über entsprechende Fähigkeiten und Kompetenzen und hast Deinem Vorgesetzten gegenüber manchmal eine beratende Funktion. Zusätzlich hast Du auch Kundenkontakt, vertrittst in manchen Fällen Deinen Vorgesetzten und nimmst an Geschäftsterminen bzw. Meetings teil, in denen Du gelegentlich auch Präsentationen vorbereitest oder vorträgst.

Dein Aufgabenbereich als Sekretär ist weniger verantwortungsvoll und Du unterliegst der Kontrolle durch Deinen Vorgesetzten. Das bedeutet, dass Du keine eigenen Entscheidungen triffst und auch nicht weisungsbefugt bist. Dennoch ist Dein Aufgabenbereich sehr vielfältig. Du bist für die Koordination und Organisation von Terminen, Geschäftsreisen und Meetings verantwortlich. Außerdem erledigst Du administrative Aufgaben und bist der erste Ansprechpartner bei Telefonaten oder für Gäste.

Welche Qualifikationen sind für das Berufsfeld „Assistenz / Sekretariat“ wichtig?

Schulische Voraussetzungen für das Berufsfeld „Assistenz / Sekretariat“

Als Sekretär solltest Du sowohl über Computer-Fertigkeiten als auch über kaufmännische Kenntnisse verfügen. Daher ist eine abgeschlossene Berufsausbildung im kaufmännischen Bereich erforderlich. Denn nur so kann sichergestellt werden, dass Du betriebliche Zusammenhänge verstehst und dementsprechend Deinem Vorgesetzten effektiv und effizient zuarbeiten kannst. Manche Unternehmen legen viel Wert auf Berufserfahrung.

Es ist unumgänglich, dass Du die deutsche Sprache sowohl in Wort als auch in Schrift beherrschst, damit Missverständnisse in der Kommunikation vermieden werden können. Aufgrund der Globalisierung wird außerdem das Beherrschen der englischen Sprache immer häufiger vorausgesetzt.

Um als Assistent zu arbeiten, brauchst Du auch eine abgeschlossene, kaufmännische Berufsausbildung. Diese beinhaltet betriebs- und volkswirtschaftliches Knowhow. Aufgrund Deiner Beratungsfunktion sind Kenntnisse über Marketing, Personalwirtschaft und Arbeitsrecht sehr hilfreich.

Es kann vorkommen, dass Du Deinen Vorgesetzten auf Geschäftsreisen begleitest. Deshalb sollten Deine Englischkenntnisse als Assistent verhandlungssicher sein. Des Weiteren ist es vorteilhaft, wenn Du über weitere Fremdsprachenkenntnisse verfügst.

Persönliche Voraussetzungen für das Berufsfeld „Assistenz / Sekretariat“

Neben den Hard Skills spielen auch Soft Skills eine wichtige Rolle, um als Assistent oder Sekretär das betriebliche Miteinander positiv zu beeinflussen und die Aufgaben erfolgreich zu meistern. Du hast immer wieder mit Kunden zu tun, weshalb kunden- und serviceorientiertes Denken sehr wichtig ist. Außerdem solltest Du unbedingt zuverlässig sein, da Du mit vertraulichen Daten (Mitarbeiterdaten, Kundendaten, Unternehmensdaten) in Kontakt kommen wirst. Das Zusammenarbeiten mit unterschiedlichen Menschen und das Auftreten verschiedener Probleme und brenzliger Situationen, die eigenständig und souverän gelöst werden müssen, erfordern Belastbarkeit und Flexibilität.

Vor allem als Assistent ist es enorm wichtig, dass Du sicher auftrittst und im Kontakt mit Geschäftskunden korrekte Umgangsformen beherrschst. Außerdem solltest Du ein hohes Team- und Kommunikationsgespür vorweisen können und über ein einwandfreies Zeit- und Selbstmanagement verfügen.

Welche Weiterbildungsmöglichkeiten und welches Einstiegsgehalt können im „Assistenz & Sekretariat“-Bereich in Hamburg erreicht werden?

Da Du als Assistent oder Sekretär immer den Gesamtüberblick behalten musst und sich die unternehmensinternen und -externen Rahmenbedingungen ständig verändern, ist es wichtig sich durch Fort- und Weiterbildungen ein größer werdendes Wissen anzueignen und immer auf dem neusten Informationsstand zu sein. Es gibt keine spezielle Ausbildung für Sekretäre. Du kannst in diesen Beruf entweder über zahlreiche Weiterbildungen oder durch eine kaufmännische Ausbildung einsteigen. Häufig geschieht dies über die Berufsausbildung zum Kaufmann für Bürokommunikation, dessen Brutto-Einstiegsgehalt bei 2.000 Euro im Monat liegt, wobei dies nach Unternehmensgröße und Branche variiert. Darüber hinaus kannst Du über eine Weiterbildung zum Betriebswirt für Kommunikation und Büromanagement in Hamburg ein monatliches Bruttogehalt von ca. 4.100 Euro erreichen. Auch für den Beruf als Assistent spielt die Unternehmensgröße, die Branche und vor allem auch die persönliche Berufserfahrung eine wichtige Rolle, wenn es um das Einstiegsgehalt geht. So kann das Assistenten-Einstiegsgehalt in Hamburg, abhängig von den eben genannten Faktoren, bei einem Bruttojahresgehalt von 30.000 Euro bis 50.100 Euro liegen.

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