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Assistenz / Sekretariat

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05.04.2020 / Ippen Digital Media GmbH / München
Du bist als unser Backoffice das Herzstück unserer Agentur und sorgst für reibungslose Abläufe im Büro; bist der freundliche Empfang für unsere Gäste und neuen Kolleginnen und Kollegen im stetig wachsenden Team;...

05.04.2020 / VitalAire GmbH / Eningen unter Achalm
Sie bearbeiten den Postein- und Postausgang; weiterhin sind Sie zuständig für die Anlage und Pflege von Stammdaten; ergänzend übernehmen Sie unterstützende Aufgaben für die Abteilungen;...

Professionelle und serviceorientierte Annahme, Bearbeitung und Weiterleitung eingehender Telefonate und E-Mails;...

05.04.2020 / ENERCON GmbH / Dorf Mecklenburg
Unterstützung der Geschäftsleitung im Tagesgeschäft; Klärung, Kontrolle und Freigabe von Kreditorenrechnungen; Erstellung von Präsentationen; Durchführung grundlegender Datenabfragen in SAP; Reporting von Monats- und Wochenberichten;...

05.04.2020 / HWS Immobilien GmbH / Hamburg
Telefonannahme; Assistenz für die Hausverwaltung; Besichtigungen von Wohnungen und Gewerbe; Erstellung von Exposes; Prüfung von Unterlagen der Mietinteressenten; Organisation von kleinen handwerklichen Aufträgen; organisatorische Verantwortung;...

05.04.2020 / Vector Foiltec GmbH / Bremen
Sie unterstützen Ihre Teamkollegen zuverlässig im Back Office, übernehmen vielfältige administrative Tätigkeiten und allgemeine Sachbearbeitung; Sie bereiten schriftlich Kundenbesuche, Meetings und Messebesuche der Vertriebsmitarbeiter;...

05.04.2020 / Juwelier Rüschenbeck KG / Dortmund, Duisburg, Düsseldorf, Frankfurt am Main, Hamburg
Selbstständige Bearbeitung aller in einem modernen Sekretariat anfallenden Aufgaben; Selbstständige Geschäftsleitungskorrespondenz, Aufbereitung unterschiedlicher Geschäftsvorgänge bis zur Entscheidungsreife;...

05.04.2020 / Völkl Sports GmbH / Straubing
Erstellung und Pflege von Produktionsstammdaten Ski; organisatorische Aufgaben in der Abteilung F&E; eigenständige schriftliche Korrespondenz (in Deutsch und Englisch); Organisation von Meetings, Schriftwechsel nach Vorgabe, Telefondiktat;...

Koordinierung des Aktenmanagements auf Station (Aktenanlage, Prüfung auf Vollständigkeit, Vorbereitung für die Abrechnung);...

Allgemeine Büroorganisation inklusive Aktenanlage und -führung sowie nationale und internationale Korrespondenz; eigenverantwortliche Organisation des Sekretariats; Terminkoordination und Reiseplanung; Erstellung von Präsentationsunterlagen;...

05.04.2020 / Lohmann GmbH & Co. KG / Remscheid
Erster Ansprechpartner für Kunden, Besucher und Gäste am Empfang; Betreuung der Telefonzentrale sowie der Meetingräume, inklusive der Gästebewirtung; Betreuung und Verwaltung des Lohmann-Zeiterfassungssystems;...

Für eine unbefristete langfristige Anstellung in Teilzeit;...

Allgemeine Sekretariatsaufgaben; Bedienung der Telefonzentrale in der Niederlassung Leipzig; Annahme von Störungen und Weitergabe an die Servicetechniker; Pflege des Störungsbuches im hausinternen EDV-System; Ansprechpartner für unsere Kunden;...

Erledigung allgemeiner Sekretariatsaufgaben Telefonzentrale, Postbearbeitung, Korrespondenz, Besucherempfang) Repräsentanz unseres Büros für Besucher/Geschäftspartner;...

05.04.2020 / CAREESTA GmbH & Co. KG / Köln, Berlin
Administrative Unterstützung der Abteilungsleitung für Groß- und Sonderprojekte (Bau / Infrastruktur) in allen Belangen des Tagesgeschäfts durch eigenverantwortliche Aufarbeitung von Informationen und Unterlagen;...

05.04.2020 / team! datentechnik GmbH & Co. KG / Georgsmarienhütte
Erledigung von organisatorischen u. administrativen Aufgaben; Unterstützung der Geschäftsführung im Tagesgeschäft;...

05.04.2020 / Victor's Group / Unterschleißheim
Gemeinsam mit Ihnen möchten wir die Geschäftsleitung und die Führungskräfte unserer bundesweiten Einrichtungen rechtlich beraten und betreuen; alle juristischen Sachverhalte im Verantwortungsbereich prüfen;...

04.04.2020 / Glocke Veranstaltungs GmbH / Bremen
Unterstützung der Abteilungsleitung in sämtlichen organisatorischen und administrativen Aufgabenstellungen sowie bei Projekten; Verfassen von Korrespondenz (MS-Office); Erstellung und Versand von Buchungsbestätigungen, Newslettern etc;...

Allgemeine Büroorganisation und Korrespondenz; Planung, Koordination und Abrechnung von Reisen und Terminen; Vor- und Nachbereitung von Gremiensitzungen und Veranstaltungen;...

04.04.2020 / Wörwag Pharma GmbH & Co. KG / Böblingen
Organisation sowie selbstständige Gestaltung und Durchführung aller Sekretariatsarbeiten für den Global Sales Direktor, global Marketing Direktor sowie deren Teams; Terminüberwachung und Schriftverkehr;...

04.04.2020 / Heinrich Schmid GmbH & Co. KG / Gersthofen
Unterstützung des Niederlassungsleiters in allen Belangen des Tagesgeschäftes inkl. Termin-, Informations- und Dokumentenmanagement; Umsetzung innerbetrieblicher Ablauforganisationen; Sicherstellung des Informationsflusses zwischen Management;...

04.04.2020 / Heinrich Schmid GmbH & Co. KG / Gersthofen
Zu Deinen Aufgaben zählt die allgemeine Korrespondenz mit Kunden, Lieferanten und internen Abteilungen; Du unterstützt den Abteilungsleiter in allen Phasen der Angebots- und Auftragsabwicklung;...

04.04.2020 / Tourismus NRW e.V. / Düsseldorf
Administrative Unterstützung im Bereich HR-Management; Rechnungsbearbeitung und sachliche Prüfung von Rechnungen;...

04.04.2020 / Riedel Bau AG Holding / Schweinfurt
Als Marketingassistent (m/w/d) liegt der Schwerpunkt Ihres Aufgabenbereichs bei Riedel Bau im Onlinemarketing; Sie betreuen die Social-Media-Kanäle, erarbeiten Web-Strategien und sind für Contentplanung / Contenterstellung zuständig;...

04.04.2020 / Klinikum der Universität München / München
Die Aufgaben sind vielseitig und interessant; Sie beinhalten alles, was zur Führung eines Direktionssekretariats gehört, unter anderem administrative Arbeiten, Korrespondenz nach Diktat (auch in Englisch), Aktenmanagement, Termin- und Reiseplanung;...

Das Berufsfeld „Assistenz / Sekretariat“ klingt interessant für Dich?

Dann erfahre hier, was man unter dem Berufsfeld „Assistenz / Sekretariat“ versteht, welche verschiedenen Bereiche es gibt und welche Aufgaben im Berufsalltag auf Dich warten. Außerdem sagen wir Dir auch, welche schulischen bzw. sonstigen Qualifikationen Du benötigst, um erfolgreich in den Job zu starten, mit welchem Einstiegsgehalt Du in Hamburg rechnen kannst und wie die Karrieremöglichkeiten aussehen.

„Assistenz / Sekretariat“ - Was kannst Du Dir unter diesem Berufsfeld vorstellen?

Als Assistent bzw. Sekretär entlastet man seinen Vorgesetzten bei der Arbeit und ist die zentrale Anlaufstelle in Bezug auf Informationsverteilung und Koordination aller möglichen Termine. Dennoch gibt es feine, aber wesentliche Unterschiede in den Berufsfeldern „Assistent“ und „Sekretär“.

Welche Aufgaben erledigt die Assistenz bzw. das Sekretariat?

Als Assistent arbeitest Du eigenständig und weniger weisungsgebunden und Du triffst eigene Entscheidungen und übernimmst dabei auch mehr Verantwortung. Dadurch verfügst Du als Assistent/in über entsprechende Fähigkeiten und Kompetenzen und hast Deinem Vorgesetzten gegenüber manchmal eine beratende Funktion. Zusätzlich hast Du auch Kundenkontakt, vertrittst in manchen Fällen Deinen Vorgesetzten und nimmst an Geschäftsterminen bzw. Meetings teil, in denen Du gelegentlich auch Präsentationen vorbereitest oder vorträgst.

Dein Aufgabenbereich als Sekretär ist weniger verantwortungsvoll und Du unterliegst der Kontrolle durch Deinen Vorgesetzten. Das bedeutet, dass Du keine eigenen Entscheidungen triffst und auch nicht weisungsbefugt bist. Dennoch ist Dein Aufgabenbereich sehr vielfältig. Du bist für die Koordination und Organisation von Terminen, Geschäftsreisen und Meetings verantwortlich. Außerdem erledigst Du administrative Aufgaben und bist der erste Ansprechpartner bei Telefonaten oder für Gäste.

Welche Qualifikationen sind für das Berufsfeld „Assistenz / Sekretariat“ wichtig?

Schulische Voraussetzungen für das Berufsfeld „Assistenz / Sekretariat“

Als Sekretär solltest Du sowohl über Computer-Fertigkeiten als auch über kaufmännische Kenntnisse verfügen. Daher ist eine abgeschlossene Berufsausbildung im kaufmännischen Bereich erforderlich. Denn nur so kann sichergestellt werden, dass Du betriebliche Zusammenhänge verstehst und dementsprechend Deinem Vorgesetzten effektiv und effizient zuarbeiten kannst. Manche Unternehmen legen viel Wert auf Berufserfahrung.

Es ist unumgänglich, dass Du die deutsche Sprache sowohl in Wort als auch in Schrift beherrschst, damit Missverständnisse in der Kommunikation vermieden werden können. Aufgrund der Globalisierung wird außerdem das Beherrschen der englischen Sprache immer häufiger vorausgesetzt.

Um als Assistent zu arbeiten, brauchst Du auch eine abgeschlossene, kaufmännische Berufsausbildung. Diese beinhaltet betriebs- und volkswirtschaftliches Knowhow. Aufgrund Deiner Beratungsfunktion sind Kenntnisse über Marketing, Personalwirtschaft und Arbeitsrecht sehr hilfreich.

Es kann vorkommen, dass Du Deinen Vorgesetzten auf Geschäftsreisen begleitest. Deshalb sollten Deine Englischkenntnisse als Assistent verhandlungssicher sein. Des Weiteren ist es vorteilhaft, wenn Du über weitere Fremdsprachenkenntnisse verfügst.

Persönliche Voraussetzungen für das Berufsfeld „Assistenz / Sekretariat“

Neben den Hard Skills spielen auch Soft Skills eine wichtige Rolle, um als Assistent oder Sekretär das betriebliche Miteinander positiv zu beeinflussen und die Aufgaben erfolgreich zu meistern. Du hast immer wieder mit Kunden zu tun, weshalb kunden- und serviceorientiertes Denken sehr wichtig ist. Außerdem solltest Du unbedingt zuverlässig sein, da Du mit vertraulichen Daten (Mitarbeiterdaten, Kundendaten, Unternehmensdaten) in Kontakt kommen wirst. Das Zusammenarbeiten mit unterschiedlichen Menschen und das Auftreten verschiedener Probleme und brenzliger Situationen, die eigenständig und souverän gelöst werden müssen, erfordern Belastbarkeit und Flexibilität.

Vor allem als Assistent ist es enorm wichtig, dass Du sicher auftrittst und im Kontakt mit Geschäftskunden korrekte Umgangsformen beherrschst. Außerdem solltest Du ein hohes Team- und Kommunikationsgespür vorweisen können und über ein einwandfreies Zeit- und Selbstmanagement verfügen.

Welche Weiterbildungsmöglichkeiten und welches Einstiegsgehalt können im „Assistenz & Sekretariat“-Bereich in Hamburg erreicht werden?

Da Du als Assistent oder Sekretär immer den Gesamtüberblick behalten musst und sich die unternehmensinternen und -externen Rahmenbedingungen ständig verändern, ist es wichtig sich durch Fort- und Weiterbildungen ein größer werdendes Wissen anzueignen und immer auf dem neusten Informationsstand zu sein. Es gibt keine spezielle Ausbildung für Sekretäre. Du kannst in diesen Beruf entweder über zahlreiche Weiterbildungen oder durch eine kaufmännische Ausbildung einsteigen. Häufig geschieht dies über die Berufsausbildung zum Kaufmann für Bürokommunikation, dessen Brutto-Einstiegsgehalt bei 2.000 Euro im Monat liegt, wobei dies nach Unternehmensgröße und Branche variiert. Darüber hinaus kannst Du über eine Weiterbildung zum Betriebswirt für Kommunikation und Büromanagement in Hamburg ein monatliches Bruttogehalt von ca. 4.100 Euro erreichen. Auch für den Beruf als Assistent spielt die Unternehmensgröße, die Branche und vor allem auch die persönliche Berufserfahrung eine wichtige Rolle, wenn es um das Einstiegsgehalt geht. So kann das Assistenten-Einstiegsgehalt in Hamburg, abhängig von den eben genannten Faktoren, bei einem Bruttojahresgehalt von 30.000 Euro bis 50.100 Euro liegen.

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