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Assistenz / Sekretariat

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21.11.2018 / Manpower GmbH & Co. KG / Berlin
Sie agieren als rechte Hand des Geschäftsführers und unterstützen diesen in strategischen und operativen Angelegenheiten; Sie übernehmen Verantwortung für unterschiedliche Projekte in den Bereichen Personalberatung, Recruiting;...

21.11.2018 / Systemair GmbH / Homeoffice
Für die Gebiete Frankfurt am Main, Kassel, Hamburg, Hannover oder Berlin, ggf. auch im Homeoffice;...

Bearbeitung von Seminarbuchungen über unser Kursbuchungs- und Versandsystem (BG-Standard KuVe); Bereitstellung von Seminarunterlagen sowie die Kontrolle der Seminarauslastung;...

21.11.2018 / Künig GmbH / Umhausen
Telefonischer Erstkontakt mit dem Gast; Check in und Check out; Bearbeitung von Reservierungen; Erledigung diverser administrativer und organisatorischer Agenden; Gästebetreuung und Informationsstelle für alle Gästeanliegen;...

21.11.2018 / Raven51 AG / Königstein im Taunus
Du hast ein Auge fürs Detail und prüfst alle Stellenanzeigen nach Veröffentlichung auf Jobportalen und in sonstigen Medien auf Richtigkeit; übernimmst im Reklamationsfall die Kommunikation mit unseren Dienstleistern;...

Sie unterstützen die Berater Ihres Teams organisatorisch und administrativ im gesamten Projektablauf; Telefon- und Mail-Kommunikation; Verfassen von Dokumenten nach Diktat oder eigenständig; Recherchetätigkeiten; Datenpflege;...

21.11.2018 / Faubel & Co. Nachfolger GmbH / Melsungen
Unterstützung des Geschäftsführers Vertrieb und Marketing im daily business Koordination von Arbeitsabläufen und Projekten inklusive der Integration unseres neuen Tochterunternehmens SILAB in Paderborn; Unterstützung bei der Erschließung neuer Märkte;...

Bearbeiten und Verteilen der ein- und ausgehenden Post; Störungsannahme und -weiterleitung; Verantwortung für das in der Niederlassung geführte Kassenbuch und die dazugehörigen Abrechnungen;...

21.11.2018 / RT Facility Management GmbH & Co. KG / Düsseldorf
Empfang aller Kunden und Geschäftspartner; Bearbeitung der Eingangs- und Ausgangspost; Führen des Rechnungseingangsbuches; Bedienen der Telefonzentrale; Bestellung von Büromaterial; allgemeine Sekretariatsaufgaben;...

21.11.2018 / Paracelsus-Klinik Scheidegg / Scheidegg
Telefonzentrale; Empfang: Administrative Bearbeitung des Aufnahme- und Entlassmanagements; Terminplanung für unsere Patienten; Hauptkasse; Sicherstellung und Einhaltung unserer Qualitätsstandards;...

21.11.2018 / Stadt Friedrichshafen / Friedrichshafen
Allgemeine Sekretariatsaufgaben wie bspw. Telefonmanagement, Empfang und Betreuung von Besucher/innen, Terminplanung und Terminverwaltung, Raum- und Fahrzeugreservierung; Organisation und Bewirtung von amtsbezogenen Veranstaltungen;...

21.11.2018 / LEINEMANN PARTNER RECHTSANWÄLTE / Berlin, Hamburg, Köln
Aktenverwaltung und -organisation sowie Fristenkontrolle; Schreiben von Korrespondenz, Rundschreiben, Protokollen und Schriftsätzen eigenverantwortlich und nach Diktat; Vereinbarung von Besprechungsterminen;...

21.11.2018 / NEP Germany GmbH / München
Betreuung des Empfangs und der Telefonzentrale; allgemeine Büro- und Verwaltungsaufgaben; Reiseplanung- und Buchung für produktionsbeteiligte Mitarbeiter; Datenerfassung von produktionsrelevanten Elementen;...

21.11.2018 / dtv Verlagsgesellschaft mbH & Co. KG / München
Annahme und Vermittlung eingehender Telefongespräche in deutscher und englischer Sprache; Bearbeitung allgemeiner Kunden- und Endkundenanfragen; Empfang unserer Besucher; Verteilung der eingehenden Post; sonstige Verwaltungstätigkeiten;...

21.11.2018 / Wehrfritz GmbH / Bad Rodach
Auftragsbearbeitung für nationale Kunden, von der Kalkulations- und Angebotserstellung bis hin zur Rechnungslegung; zentraler Ansprechpartner (m/w) für alle Kundenanfragen; komplette Auftragsabwicklung;...

21.11.2018 / Interhyp AG / München
Zu Ihren Kernaufgaben gehört die Unterstützung der Finanzierungsberater durch qualitative Vorprüfung und inhaltliche Aufbereitung von Kreditakten vor der Weitergabe an unsere Darlehensgeber;...

21.11.2018 / De Nora Deutschland GmbH / Rodenbach
Gesamte Reiseorganisation, bspw. Flug- und Hotelbuchung; Visa-Beschaffung für Reisende; Terminverwaltung und Vor- und Nachbereitung von Meetings; Bearbeiten der Ein- und Ausgangspost;...

21.11.2018 / Duken & v. Wangenheim AG / München
Erstellung von Rechnungen, Führung der Provisionslisten; Kontrolle der Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Bearbeitung Bankauszüge; Führung des Kassenbuchs; vorbereitende Buchhaltung für Steuerkanzlei; Fuhrparkmanagement;...

21.11.2018 / DEMOS E-Partizipation GmbH / Berlin
Du verfügst idealerweise bereits über Erfahrung im kaufmännischen Bereich; bist ein Organisationstalent und zeichnest dich durch eine gewissenhafte, selbstständige und eigenverantwortliche Arbeitsweise aus; gute Deutschkenntnisse;...

21.11.2018 / laatzen_victors / Laatzen
Sie verfügen über eine Ausbildung in der Altenpflege/Krankenpflege und Berufserfahrung sowie über ein abgeschlossenes pflegewissenschaftliches Studium oder eine Weiterbildung zur verantwortlichen Pflegefachkraft gemäß § 71 SGB XI;...

21.11.2018 / Penning Sanitär Handel GmbH & Co. KG / Hamburg
Ab dem ersten Tag sind Sie ein wichtiger Teil unseres Unternehmens und unterstützen unsere Projektbauleiter und Kalkulatoren bei spannenden Aufgaben im Bereich Einbauküche – von der Privatküche bis hin zur Objektküche in großen Bauvorhaben;...

21.11.2018 / AOE GmbH / Frankfurt am Main
Begrüßung und Betreuung von Besuchern und Kunden; bei Bedarf Reisebuchungen der Mitarbeiter, Terminkoordination sowie Restaurant- und Taxibuchungen; Verwaltung, Betreuung und Eindecken der Konferenzräume vor/nach Meetings;...

20.11.2018 / ASYS Group – ASYS Automatisierungssysteme GmbH / Dornstadt
Unterstützung der Redakteure beim Erstellen und Ausarbeiten von technischen Dokumentationen und Ersatzteillisten; verantwortungsvoller Umgang mit dem Daten- und Informationsmanagement; Pflege vorhandener Dokumentationen und Ersatzteillisten;...

20.11.2018 / Max Bögl Stiftung & Co. KG / Sengenthal
Vertrieb von Transportbeton in unseren Standorten Regensburg, Ingolstadt und München; Akquise von Neukunden und Betreuung des bestehenden Kundenstammes;...

20.11.2018 / Humboldt-Universität zu Berlin / Berlin
Führung des Sekretariats des Instituts für Sozialwissenschaften und der Geschäftsstelle des Institutsrats, insbesondere Erledigung allgemeiner Verwaltungs-, Organisations- und Kommunikationsaufgaben sowie Korrespondenz;...

Das Berufsfeld „Assistenz / Sekretariat“ klingt interessant für Dich?

Dann erfahre hier, was man unter dem Berufsfeld „Assistenz / Sekretariat“ versteht, welche verschiedenen Bereiche es gibt und welche Aufgaben im Berufsalltag auf Dich warten. Außerdem sagen wir Dir auch, welche schulischen bzw. sonstigen Qualifikationen Du benötigst, um erfolgreich in den Job zu starten, mit welchem Einstiegsgehalt Du in Hamburg rechnen kannst und wie die Karrieremöglichkeiten aussehen.

„Assistenz / Sekretariat“ - Was kannst Du Dir unter diesem Berufsfeld vorstellen?

Als Assistent bzw. Sekretär entlastet man seinen Vorgesetzten bei der Arbeit und ist die zentrale Anlaufstelle in Bezug auf Informationsverteilung und Koordination aller möglichen Termine. Dennoch gibt es feine, aber wesentliche Unterschiede in den Berufsfeldern „Assistent“ und „Sekretär“.

Welche Aufgaben erledigt die Assistenz bzw. das Sekretariat?

Als Assistent arbeitest Du eigenständig und weniger weisungsgebunden und Du triffst eigene Entscheidungen und übernimmst dabei auch mehr Verantwortung. Dadurch verfügst Du als Assistent/in über entsprechende Fähigkeiten und Kompetenzen und hast Deinem Vorgesetzten gegenüber manchmal eine beratende Funktion. Zusätzlich hast Du auch Kundenkontakt, vertrittst in manchen Fällen Deinen Vorgesetzten und nimmst an Geschäftsterminen bzw. Meetings teil, in denen Du gelegentlich auch Präsentationen vorbereitest oder vorträgst.

Dein Aufgabenbereich als Sekretär ist weniger verantwortungsvoll und Du unterliegst der Kontrolle durch Deinen Vorgesetzten. Das bedeutet, dass Du keine eigenen Entscheidungen triffst und auch nicht weisungsbefugt bist. Dennoch ist Dein Aufgabenbereich sehr vielfältig. Du bist für die Koordination und Organisation von Terminen, Geschäftsreisen und Meetings verantwortlich. Außerdem erledigst Du administrative Aufgaben und bist der erste Ansprechpartner bei Telefonaten oder für Gäste.

Welche Qualifikationen sind für das Berufsfeld „Assistenz / Sekretariat“ wichtig?

Schulische Voraussetzungen für das Berufsfeld „Assistenz / Sekretariat“

Als Sekretär solltest Du sowohl über Computer-Fertigkeiten als auch über kaufmännische Kenntnisse verfügen. Daher ist eine abgeschlossene Berufsausbildung im kaufmännischen Bereich erforderlich. Denn nur so kann sichergestellt werden, dass Du betriebliche Zusammenhänge verstehst und dementsprechend Deinem Vorgesetzten effektiv und effizient zuarbeiten kannst. Manche Unternehmen legen viel Wert auf Berufserfahrung.

Es ist unumgänglich, dass Du die deutsche Sprache sowohl in Wort als auch in Schrift beherrschst, damit Missverständnisse in der Kommunikation vermieden werden können. Aufgrund der Globalisierung wird außerdem das Beherrschen der englischen Sprache immer häufiger vorausgesetzt.

Um als Assistent zu arbeiten, brauchst Du auch eine abgeschlossene, kaufmännische Berufsausbildung. Diese beinhaltet betriebs- und volkswirtschaftliches Knowhow. Aufgrund Deiner Beratungsfunktion sind Kenntnisse über Marketing, Personalwirtschaft und Arbeitsrecht sehr hilfreich.

Es kann vorkommen, dass Du Deinen Vorgesetzten auf Geschäftsreisen begleitest. Deshalb sollten Deine Englischkenntnisse als Assistent verhandlungssicher sein. Des Weiteren ist es vorteilhaft, wenn Du über weitere Fremdsprachenkenntnisse verfügst.

Persönliche Voraussetzungen für das Berufsfeld „Assistenz / Sekretariat“

Neben den Hard Skills spielen auch Soft Skills eine wichtige Rolle, um als Assistent oder Sekretär das betriebliche Miteinander positiv zu beeinflussen und die Aufgaben erfolgreich zu meistern. Du hast immer wieder mit Kunden zu tun, weshalb kunden- und serviceorientiertes Denken sehr wichtig ist. Außerdem solltest Du unbedingt zuverlässig sein, da Du mit vertraulichen Daten (Mitarbeiterdaten, Kundendaten, Unternehmensdaten) in Kontakt kommen wirst. Das Zusammenarbeiten mit unterschiedlichen Menschen und das Auftreten verschiedener Probleme und brenzliger Situationen, die eigenständig und souverän gelöst werden müssen, erfordern Belastbarkeit und Flexibilität.

Vor allem als Assistent ist es enorm wichtig, dass Du sicher auftrittst und im Kontakt mit Geschäftskunden korrekte Umgangsformen beherrschst. Außerdem solltest Du ein hohes Team- und Kommunikationsgespür vorweisen können und über ein einwandfreies Zeit- und Selbstmanagement verfügen.

Welche Weiterbildungsmöglichkeiten und welches Einstiegsgehalt können im „Assistenz & Sekretariat“-Bereich in Hamburg erreicht werden?

Da Du als Assistent oder Sekretär immer den Gesamtüberblick behalten musst und sich die unternehmensinternen und -externen Rahmenbedingungen ständig verändern, ist es wichtig sich durch Fort- und Weiterbildungen ein größer werdendes Wissen anzueignen und immer auf dem neusten Informationsstand zu sein. Es gibt keine spezielle Ausbildung für Sekretäre. Du kannst in diesen Beruf entweder über zahlreiche Weiterbildungen oder durch eine kaufmännische Ausbildung einsteigen. Häufig geschieht dies über die Berufsausbildung zum Kaufmann für Bürokommunikation, dessen Brutto-Einstiegsgehalt bei 2.000 Euro im Monat liegt, wobei dies nach Unternehmensgröße und Branche variiert. Darüber hinaus kannst Du über eine Weiterbildung zum Betriebswirt für Kommunikation und Büromanagement in Hamburg ein monatliches Bruttogehalt von ca. 4.100 Euro erreichen. Auch für den Beruf als Assistent spielt die Unternehmensgröße, die Branche und vor allem auch die persönliche Berufserfahrung eine wichtige Rolle, wenn es um das Einstiegsgehalt geht. So kann das Assistenten-Einstiegsgehalt in Hamburg, abhängig von den eben genannten Faktoren, bei einem Bruttojahresgehalt von 30.000 Euro bis 50.100 Euro liegen.

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